Politique de confidentialité

1.      Préambule

La présente politique de confidentialité (ci-après « notre politique ») a pour but de vous aider à comprendre comment Carrefour le Moutier recueille, utilise et traite les renseignements personnels que vous fournissez.

En nous fournissant vos renseignements personnels, vous consentez à ce que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans notre politique, et vous autorisez Carrefour le Moutier à les traiter conformément aux fins énoncées ci-dessous.

Vous pouvez refuser de nous fournir des renseignements personnels, limiter les renseignements que vous nous fournissez, ou retirer votre consentement à nous fournir des renseignements personnels en tout temps, en communiquant avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent à la fin de notre politique. Si tel est le cas, il se peut que nous soyons dans l’impossibilité de vous fournir ou de continuer à vous fournir certains de nos services.

2.      Définition

Est un renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

3.      Qui sommes-nous ?

Depuis sa création en 1969, le Carrefour le Moutier a pour mission d’accueillir, écouter et outiller toute personne qui vit un moment difficile, une période de transition, afin qu’elle retrouve ses forces et son pouvoir d’agir, pour elle et pour sa communauté.

Dans le cadre de sa mission, le Carrefour le Moutier collecte des informations, dont certaines peuvent être à caractère personnel. Nous prenons au sérieux la protection et la confidentialité des informations que vous nous confiez.

4.      Objectifs de la collecte de données

Les informations collectées le sont conformément aux finalités et objectifs fixés dans notre politique.

Voici des raisons pour lesquelles nous collectons vos renseignements personnels :

–       Vous identifier ;
–       Communiquer avec vous ;
–       Remplir certaines procédures administratives ;
–       Mettre à jour vos renseignements ;
–       Évaluer votre admissibilité à nos services ;
–       Vous offrir des services qui répondent à vos attentes ;
–       Pour satisfaire des ententes contractuelles avec notre bailleur de fonds le ministère d’Immigration, Francisation et Intégration.  

5.      Renseignements personnels collectés

Carrefour le Moutier peut collecter des renseignements personnels sous diverses formes, mais ne le fera que par des moyens autorisés licites et uniquement aux fins nécessaires qui vous ont été divulguées, comme décrit dans notre Politique, ou lorsque permis ou requis par la loi.

Aux fins décrites précédemment, et dépendamment du Service, les renseignements suivants peuvent être collectés :

• Renseignements d’identification : Nom, prénom, adresse postale, adresse courriel, numéro de téléphone, état civil, statut d’immigration, identifiants gouvernementaux.
• Renseignements de santé :  Antécédents de santé, prise de médicament, documents médicaux.
• Renseignements démographiques : Âge, origine, nationalité, lieu de résidence, genre.
• Renseignements techniques ou numériques : Adresse IP, date et heure de connexion, pages visitées, actions posées sur un site Web. 

Additionnellement, lorsque vous nous contactez sur la ligne d’écoute, votre appel est anonyme. Ainsi, nous ne conservons pas de notes de votre appel ni d’information visant à vous identifier. Notre système téléphonique enregistre votre numéro de téléphone, et nos bénévoles peuvent recueillir certains renseignements à des fins statistiques, comme des données démographiques (âge et genre), le type de problématique discutée, les ressources qui ont été offertes et le moment et la durée de l’appel. Toutefois, ces renseignements ne permettent pas de vous identifier directement.

Des informations sont recueillies auprès de notre personnel permanent, bénévoles, stagiaires, membres et des personnes qui sollicitent nos services.

Carrefour le Moutier s’engage à ne collecter que l’information à caractère personnel nécessaire à l’exercice de ses fonctions.

6.      Moyens de collecte

Les renseignements personnels que nous collectons suivent trois procédés :

• La collecte se fait directement auprès de vous.
• La collecte se fait via les formulaires d’adhésion ou de renseignements électroniques de Carrefour le Moutier que vous remplissez.
• Les informations transmises par un partenaire dans le cadre d’un référencement autorisé par l’usager.

Préalablement à la collecte, votre consentement est requis et obtenu par le formulaire de consentement pour l’échange de renseignements personnels.

Les renseignements personnels que nous recueillons sont hébergés au Canada sur des serveurs de nos fournisseurs ou dans nos bureaux.

7.      Accès et partage de vos renseignements personnels

L’accès à vos informations personnelles ainsi que leur partage sont strictement limités aux personnes qui, dans l’exercice de leurs fonctions, doivent consulter les renseignements collectés. Ces accès et partages d’informations se font uniquement avec votre consentement.

Il s’agit notamment :

• Du personnel rémunéré et bénévole du Carrefour le Moutier autorisé à accéder à ces informations;
• Des institutions gouvernementales si nécessaire pour la vérification des renseignements collectés et la reddition de compte;
• Des partenaires dans le cadre d’un référencement des dossiers usagers. 
   

8.      Sécurité des données collectées

Les renseignements personnels recueillis par Carrefour le Moutier sont traités en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le privé. Cette loi édicte les principes à respecter lors de la collecte, de l’utilisation, de la communication avec ou sans consentement, de la conservation, et de la destruction/anonymisation des renseignements personnels, tout en mettant des mesures de sécurité appropriées en fonction de la nature et de la quantité des renseignements.

Toutes les personnes qui, dans le cadre de leurs fonctions ou mandat au Carrefour le Moutier, doivent avoir accès aux renseignements personnels recueillis sont tenus de signer un engagement de confidentialité.

De plus, nous appliquons rigoureusement les mesures de sécurité nécessaires à la protection de vos renseignements personnels, notamment :

• La protection et la restriction d’accès aux renseignements sur support électronique;
• L’engagement de confidentialité à signer;
• La destruction de documents physiques conservés après la fin du cycle déterminé, selon les obligations contractuelles avec le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration (MIFI);
• Tout autre mesure de sécurité requise à la protection de vos renseignements personnels.

9.      Vos droits

La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé prévoit que vous disposez, dans certaines circonstances, des droits suivants à l’égard des renseignements personnels que vous nous fournissez :

• De vous confirmer l’existence d’un renseignement personnel vous concernant et de vous en fournir copie, sauf dans les cas d’exception prévus par la loi;
• De faire rectifier ou mettre à jour un renseignement personnel vous concernant si celui-ci est inexact, incomplet ou équivoque; et
• De vous fournir un renseignement personnel informatisé vous concernant dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, vous devez communiquer avec nous, par écrit, tel que prévu à par la politique. Les coordonnées de la « Personne responsable » sont en bas de page.

10.  Mise à jour

Nous modifions périodiquement le contenu de notre politique et de notre site Web afin de s’assurer du respect de nos obligations, notamment en cas de modification aux lois applicables. Nous vous encourageons donc à consulter notre politique à chaque fois que vous visitez notre site Web afin de prendre connaissance de sa version la plus à jour.

11.  Personne responsable

Si vous désirez nous poser des questions, formuler des commentaires à l’égard de notre politique, exercer vos droits ou formuler une plainte, nous vous invitons à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

Mme Héléna Roulet, Directrice générale
219, rue Saint-Charles Ouest
Longueuil (Québec) J4H 1E1
Tél.: 450-679-7111
info@carrefourmoutier.org